Σύμφωνα με διάφορες μελέτες, η βελτίωση των δημοσίων συμβάσεων και η διασφάλιση του Εθνικού Συστήματος Υγείας (ΕΣΥ) μπορεί να επιτευχθεί με καλύτερη χρήση της υπηρεσίας ηλεκτρονικών προμηθειών (e-Procurement), με αναβάθμιση της διαχείρισης συμβάσεων και με ενίσχυση των δεξιοτήτων του προσωπικού. Με αυτό τον τρόπο το ΕΣΥ θα μπορέσει να εξοικονομήσει κεφάλαια, προστατεύοντας παράλληλα τις υπηρεσίες πρώτης γραμμής.

Ειδικοί της εταιρείας BravoSolution UK δημοσίευσαν μια 15σέλιδη έκθεση που πραγματεύεται τις προκλήσεις και τις ευκαιρίες για τη βελτίωση της διαδικασίας προμηθειών του ΕΣΥ στο διάστημα των επόμενων ετών. Αυτή ακριβώς φαίνεται ότι είναι και η άποψη του Υπουργού Υγείας κου Λοβέρδου με βάση πρόσφατη παρέμβαση του στο άτυπο Συμβούλιο Υπουργών Υγείας στην Πολωνία.

Το έγγραφο υποστηρίζει ότι παρότι «βαδίζουν σε τεντωμένο σκοινί από νομοθετικής, πολιτικής και οικονομικής άποψης», τα ηγετικά στελέχη του τομέα δημοσίων συμβάσεων του ΕΣΥ μπορούν να συμβάλλουν στη διασφάλιση υψηλότερης απόδοσης, προστατεύοντας παράλληλα τις υπηρεσίες εξυπηρέτησης ασθενών.

Η έκθεση με τίτλο «Creating a Best-in-Class NHS Procurement Organisation: Key Enablers to Success» παραθέτει ένα σχέδιο επιτυχίας πέντε σημείων με βάση την σύγχρονη οικονομική συγκυρία.

Τα πέντε αυτά σημεία είναι τα εξής:

1: Γνώση των δαπανών: Η έκθεση υποστηρίζει ότι η διαφάνεια των δαπανών είναι εύλογο σημείο αφετηρίας για όλους τους φορείς που δραστηριοποιούνται στον τομέα των δημόσιων συμβάσεων, προσθέτοντας ότι: «Χωρίς διαφάνεια των δαπανών, οι οργανισμοί δεν μπορούν να αναπτύξουν στρατηγικές δημόσιων συμβάσεων ή να καταδείξουν τα αποτελέσματα των πρωτοβουλιών βελτίωσης, όπως η συμμόρφωση με τις συμβάσεις ή η παρακολούθηση της εξοικονόμησης κεφαλαίων από πρωτοβουλίες που αφορούν τις προμήθειες». Το γεγονός ότι οι πληροφορίες σχετικά με τις δαπάνες διατηρούνται συχνά σε διαφορετικά συστήματα δεδομένων, ότι τα συστήματα χρηματοοικονομικής πληροφόρησης είναι υπερβολικά δύσχρηστα και ότι εξακολουθεί να υπάρχει έλλειψη πόρων πληροφορικής στον τομέα των υπηρεσιών υγείας, εξηγεί εν μέρει γιατί είναι δύσκολο να επιτευχθεί αυτό. Για να ξεπεραστεί το πρόβλημα, οι ειδικοί της BravoSolution προτείνουν μια εξαμερή στρατηγική που περιλαμβάνει ενίσχυση της εξαγωγής και συγκέντρωσης πηγών δεδομένων, τυποποίηση της μορφής των πεδίων και πλήρη ανάλυση σε πραγματικό χρόνο της δραστηριότητας των δημόσιων συμβάσεων.

2: Στρατηγικές προμήθειες μέσω e-Sourcing: Στην έκθεση αναφέρονται τα εξής: «Οι στρατηγικές προμήθειες καθορίζουν το περιεχόμενο των μετέπειτα συμβατικών όρων τεχνική ικανότητα, ποιότητα και εμπορική τιμή. Αποτελούν καίριο στοιχείο του κύκλου ζωής των δημοσίων συμβάσεων κατά την ανάπτυξη των προδιαγραφών». Ωστόσο, αναγνωρίζεται ότι είναι δύσκολο να επιτευχθεί βέλτιστη σχέση κόστους/οφέλους χωρίς να τεθεί σε κίνδυνο η ποιότητα ή η καινοτομία. Μερικές συμβουλές επιτυχίας είναι οι εξής: ανάπτυξη τυποποιημένων διαδικασιών και προτύπων ανά κατηγορία και στη συνέχεια υιοθέτησή τους σε ολόκληρο τον οργανισμό, συλλογή απαιτήσεων και προδιαγραφών από εσωτερικούς και εξωτερικούς συνεργάτες και δημοσιοποίηση των ευκαιριών για διαγωνισμούς σε τοπικό επίπεδο και μέσω συγκεκριμένων εντύπων. Σύμφωνα με την έκθεση, ενθαρρύνονται επίσης οι αξιολογήσεις τιμών και οι διαπραγματεύσεις μέσω διεξοδικής ανάλυσης αντιστάθμισης τιμών και μοντέλων ηλεκτρονικών δημοπρασιών τύπου MEAT, καθώς και βελτιωμένα συστήματα ελέγχου και διαδικασίες πληροφόρησης.

3: Διαχείριση συμβάσεων: Στην έκθεση αναφέρονται τα εξής: «Δεδομένου ότι ηnσύναψη τυπικών συμβάσεων με το ΕΣΥ απαιτεί τουλάχιστον τρεις μήνες σύνθετων δραστηριοτήτων προμηθειών και εκτενείς πόρους, είναι ασφαλώς προφανές ότι ο καλύτερος στην κατηγορία του οργανισμός δημοσίων συμβάσεων για το ΕΣΥ πρέπει να διαχειρίζεται προσεκτικά αυτές τις δύσκολες ως προς την διαπραγμάτευση συμφωνίες. Δυστυχώς, η πολύ κοινή νοοτροπία της «λήθης» στον τομέα της διαχείρισης των συμβάσεων οδηγεί στο να περνούν απαρατήρητες περιπτώσεις που επέφεραν άριστα αποτελέσματα προμηθειών, να φθίνουν τα επίπεδα υπηρεσιών και να μην πραγματοποιούνται πιθανές εξοικονομήσεις». Ορισμένες συμβουλές στο θέμα αυτό είναι η ανάπτυξη τυποποιημένων συμβάσεων ανά κατηγορία, η μετατροπή των υφιστάμενων δραστηριοτήτων προμηθειών, η παροχή μιας ενιαίας πηγής πληροφοριών για το σύνολο των συμβάσεων, η οποία θα είναι προσιτή σε όλους τους ενδιαφερόμενους φορείς, και η δημιουργία αυτοματοποιημένων ειδοποιήσεων / υπενθυμίσεων και αναφορών.

4: Εντοπισμός και διαρκής βελτίωση των δεξιοτήτων της ομάδας σας: Δεν απαιτείται μόνο ο εκσυγχρονισμός και η βελτίωση των διαδικασιών, αλλά καιnη διαρκής εκπαίδευση του προσωπικού που απασχολείται στον τομέα των δημοσίων συμβάσεων. Στην έκθεση αναφέρονται τα εξής: «Η πρόσληψη, η εκπαίδευση και η διατήρηση των καλύτερων ταλέντων αποτελεί διαρκή πρόκληση. Καθώς η στρατηγική σημασία του τομέα των δημοσίων συμβάσεων αναγνωρίζεται ολοένα και περισσότερο και η ευθύνη για την ανάληψη και την ανάθεση συμβάσεων επεκτείνεται σε περιβάλλοντα όπου δεν υπάρχει η ανάλογη πείρα, όπως οι γενικοί ιατροί, επιβάλλεται να καταστεί αποδοτικότερο το ΕΣΥ όσον αφορά την ανάπτυξη και τη διατήρηση της γνώσης στο εσωτερικό του». Για να γίνει αυτό, οι υπηρεσίες πρέπει να διασφαλίζουν ότι το προσωπικό έχει κίνητρα μέσω αναγνώρισης και ανταμοιβών, ότι η εκπαίδευση είναι προσιτή και διαθέσιμη σε ποικίλες μορφές, ότι υπάρχει διαρκής διδασκαλία και ότι το ίδιο το περιβάλλον μάθησης είναι σύγχρονο και αποτελεσματικό.

5: Ανταλλαγή γνώσεων στην ευρύτερη κοινότητα του ΕΣΥ: Τέλος, στην έκθεση αναγνωρίζεται η σημασία της ανταλλαγής των γνώσεων που αποκομίζονται μεταξύ των διαφόρων υπηρεσιών. «Τα τμήματα δημοσίων συμβάσεων στο πλαίσιο του ΕΣΥ σπανίως ελέγχουν κάτι το οποίο είναι εντελώς μοναδικό στον οργανισμό τους. Παρεμφερή αγαθά, υπηρεσίες ή έργα έχουν αγορασθεί ή ανατεθεί πολλές φορές σε άλλους οργανισμούς του ΕΣΥ ή αρχές του δημόσιου τομέα. Για ποιον λόγο, λοιπόν, ένα τόσο μεγάλο μέρος του ρόλου ενός επαγγελματία του τομέα των δημοσίων συμβάσεων αποσκοπεί στη δημιουργία νέων διεργασιών, πολιτικών, δημόσιων διαγωνισμών ή συμβάσεων όταν υπάρχουν σίγουρα καλά παραδείγματα σε αντίστοιχες υπηρεσίες του ΕΣΥ σε άλλες περιοχές;». Δεδομένου ότι η κοινότητα στον τομέα των δημοσίων συμβάσεων του ΕΣΥ εκτιμάται ότι αριθμεί πάνω από 5.000 άτομα, η έκθεση παροτρύνει τις υπηρεσίες να συνεργάζονται και να ανταλλάσσουν γνώσεις και βέλτιστες πρακτικές.

Συμπερασματικά, οι ειδικοί της BravoSolution αναφέρουν τα εξής: «Παρότι είναι εμφανές ότι ο περιορισμός της γραφειοκρατίας και η βελτίωση της
αποδοτικότητας αποτελεί πρόκληση που πρέπει να αντιμετωπιστεί σε ολόκληρο το περιβάλλον του ΕΣΥ, είναι σαφές ότι η υγειονομική περίθαλψη πρώτης γραμμής ανταμείβεται γενναιόδωρα όταν οι οργανισμοί δημοσίων συμβάσεων παρέχουν υψηλής ποιότητας υπηρεσίες».

Η τεχνολογία μόνη της δεν αποτελεί πανάκεια για τις πιέσεις και τις προκλήσεις που αντιμετωπίζει ο τομέας των δημοσίων συμβάσεων του ΕΣΥ. Εντούτοις, εξίσου σαφής ως βασικός καταλυτικός παράγοντας είναι ο άμεσος συσχετισμός των καλύτερων στην κατηγορία τους οργανισμών δημοσίων συμβάσεων και των οργανισμών που αξιοποιούν επιτυχώς την τεχνολογία.

«Οι οργανισμοί του τομέα των δημοσίων συμβάσεων του ΕΣΥ θα εξακολουθήσουν να αντιμετωπίζουν προκλήσεις και να αισθάνονται τις πιέσεις της διαρκούς αλλαγής εάν δεν κατορθώσουν να μετατρέψουν την τρέχουσα θύελλα σε ευκαιρία για μετασχηματισμό».